Requisitos de una factura en España: datos obligatorios para autónomos y empresas (2026)
Actualizado: noviembre 2026 · Fuentes: BOE y Agencia Tributaria
Una factura mal hecha puede impedir que tu cliente se deduzca el IVA y obligarte a emitir rectificativas. En esta guía repasamos, uno por uno, los datos que exige el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012), cómo aplicar el IVA, la retención de IRPF y el recargo de equivalencia, y los plazos para expedir y conservar las facturas. Si quieres ir directo, usa el generador de facturas gratis, que comprueba estos requisitos antes de descargar el PDF.
Cuándo tienes que hacer una factura
Como autónomo o empresa estás obligado a expedir factura, y a guardar una copia, por las entregas de bienes y las prestaciones de servicios que realices en tu actividad, incluidas las operaciones no sujetas y las exentas de IVA, salvo las excepciones que prevé el propio Reglamento de facturación (art. 2.1 del Real Decreto 1619/2012). También hay que facturar los anticipos que cobres antes de hacer el trabajo o entregar el producto.
Hay casos en los que la factura es obligatoria siempre (art. 2.2): cuando el cliente es otro empresario o profesional que actúa como tal, cuando el cliente la pide para ejercer un derecho tributario, en las entregas intracomunitarias y exportaciones de bienes, y cuando el destinatario es una persona jurídica que no actúa como empresario o una Administración pública. Las excepciones del art. 3 (por ejemplo, determinadas operaciones exentas, o actividades en recargo de equivalencia o en el régimen simplificado del IVA cuando no se vende a empresarios) no se aplican en esos casos.
Plazo para expedir la factura
La regla general es expedir la factura en el momento de realizar la operación. Si el cliente es un empresario o profesional que actúa como tal, el plazo se amplía: la factura debe expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se produjo el devengo del IVA (art. 11 RD 1619/2012). Por ejemplo, un servicio terminado el 20 de octubre a una empresa puede facturarse hasta el 15 de noviembre. En ese caso la factura llevará la fecha de expedición (noviembre) y, por separado, la fecha de la operación (octubre). El generador de facturas te avisa si las fechas que introduces superan este plazo.
Datos obligatorios de una factura completa (art. 6 RD 1619/2012)
La factura completa u ordinaria es la que debes usar por defecto, sobre todo con clientes empresarios o profesionales. Según el artículo 6.1 del Reglamento, toda factura y sus copias deben contener:
| Dato | Qué significa en la práctica |
|---|---|
| a) Número y, en su caso, serie | Numeración correlativa dentro de cada serie, sin saltos ni duplicados. Puedes usar series distintas si hay motivo (establecimientos, tipos de operación) y son obligatorias series específicas para las rectificativas y las expedidas por el destinatario o por terceros. |
| b) Fecha de expedición | El día en que emites la factura. |
| c) Nombre y apellidos o razón social | Del emisor y del destinatario, completos. |
| d) NIF | El NIF del emisor siempre. El del destinatario es obligatorio, entre otros casos, en las entregas intracomunitarias exentas, cuando el destinatario es el sujeto pasivo (inversión del sujeto pasivo) y en las operaciones que se entienden realizadas en España si el emisor está establecido aquí, es decir, en la gran mayoría de facturas entre empresas y profesionales españoles. |
| e) Domicilio | Del emisor y del destinatario. Si hay varios centros, el del establecimiento al que se refiere la operación cuando sea relevante para la tributación. |
| f) Descripción de las operaciones | Con los datos necesarios para determinar la base imponible: cantidad, precio unitario sin IVA y cualquier descuento o rebaja no incluido en ese precio. |
| g) Tipo o tipos de IVA | 21 %, 10 %, 4 % o 0 %, según corresponda a cada operación. |
| h) Cuota tributaria | El IVA repercutido, consignado por separado. |
| i) Fecha de la operación | Solo si es distinta de la fecha de expedición (o la del cobro del anticipo). |
| j) Mención de exención | Si la operación está exenta: referencia al artículo de la Ley 37/1992 o de la Directiva 2006/112/CE que la ampara, o indicación de que está exenta. |
| k)–p) Menciones especiales | Según el caso: «facturación por el destinatario», «inversión del sujeto pasivo», «régimen especial de las agencias de viajes», «régimen especial de los bienes usados» (u objetos de arte, antigüedades y objetos de colección) y «régimen especial del criterio de caja»; y los datos del vehículo en las entregas intracomunitarias de medios de transporte nuevos. |
Además, si en una misma factura hay operaciones a distintos tipos de IVA, operaciones exentas junto con otras que no lo están, u operaciones con inversión del sujeto pasivo junto con otras sin ella, hay que separar la base imponible de cada grupo (art. 6.2). Por eso el generador muestra un desglose por tipo impositivo.
El IVA en la factura: tipos, exentas, no sujetas e inversión del sujeto pasivo
El tipo general del IVA es el 21 % (art. 90 de la Ley 37/1992). El tipo reducido del 10 % (art. 91.Uno) se aplica, entre otros, a la mayoría de alimentos, la hostelería y restauración o determinadas obras en vivienda; el superreducido del 4 % (art. 91.Dos) al pan común, la leche, los quesos, los huevos, las frutas y verduras naturales, el aceite de oliva, los libros, periódicos y revistas o los medicamentos de uso humano, entre otros. También existe un tipo del 0 % para supuestos concretos que fija la ley (por ejemplo, el art. 91.Cuatro para ciertas entregas de bienes donadas a entidades sin fines lucrativos). Comprueba siempre en la ley el tipo exacto de tu producto o servicio.
- Operación exenta (art. 20 y siguientes de la Ley 37/1992): no lleva IVA, pero la factura debe citar el precepto que la ampara (art. 6.1.j). Ejemplos frecuentes: asistencia sanitaria (art. 20.Uno.3º), determinada enseñanza (art. 20.Uno.9º), arrendamiento de vivienda (art. 20.Uno.23º) o las entregas intracomunitarias (art. 25).
- Operación no sujeta: no se localiza en España, por ejemplo muchos servicios prestados a empresas de otros países según las reglas de los arts. 69 y 70 de la Ley 37/1992. No lleva IVA español; conviene explicar el motivo en la factura.
- Inversión del sujeto pasivo: el IVA lo declara el cliente (art. 84.Uno.2º de la Ley 37/1992, por ejemplo en determinadas ejecuciones de obra de construcción). La factura no repercute IVA y debe incluir la mención «inversión del sujeto pasivo» (art. 6.1.m) y el NIF del destinatario.
La retención de IRPF
Si eres profesional (persona física con actividad profesional) y facturas a una empresa o a otro profesional, tu cliente debe retenerte un porcentaje del importe sin IVA e ingresarlo en Hacienda. El tipo general es el 15 % y, para quien inicia una actividad profesional, el 7 % en el año de inicio y los dos siguientes, siempre que no haya ejercido actividad profesional en el año anterior y lo comunique por escrito al cliente (art. 101.5.a de la Ley 35/2006 y art. 95.1 del Reglamento del IRPF, RD 439/2007). La retención se resta del total de la factura: total a pagar = base + IVA − retención. Las actividades empresariales en general no llevan retención, salvo supuestos específicos; si tu caso tiene otro tipo de retención, introdúcelo manualmente en el generador.
El recargo de equivalencia
Si vendes bienes a un comerciante minorista (persona física o entidad en atribución de rentas) acogido al recargo de equivalencia (art. 148 de la Ley 37/1992), además del IVA debes repercutirle el recargo: 5,2 % sobre las bases al 21 %, 1,4 % sobre las bases al 10 % y 0,5 % sobre las bases al 4 % (art. 161 de la Ley 37/1992; 1,75 % en las labores del tabaco). El recargo se muestra por separado en la factura.
Facturas simplificadas y rectificativas
La factura simplificada (el antiguo tique) tiene menos datos y solo puede usarse hasta 400 € IVA incluido con carácter general, o hasta 3.000 € en ciertas actividades. La factura rectificativa es la única forma correcta de corregir una factura ya emitida: no se puede modificar ni borrar la original.
Conservación y numeración
Debes conservar las copias de las facturas expedidas y las facturas recibidas durante el plazo que marca la Ley General Tributaria (art. 19 RD 1619/2012), con su contenido original y ordenadas. La factura puede ser en papel o electrónica, siempre que se garantice la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad durante todo el plazo de conservación (art. 8). Nuestro generador no guarda tus facturas ni lleva tu numeración: descarga y archiva cada PDF y lleva tú el control de la serie y el número.
Programas de facturación y VERI*FACTU
La Ley 11/2021 (Ley Antifraude) y el Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023 exigen que los programas de facturación cumplan requisitos de integridad, trazabilidad e inalterabilidad. Según el BOE vigente, las sociedades deben cumplirlos antes del 1 de enero de 2027 y el resto (autónomos incluidos) antes del 1 de julio de 2027; el Ministerio de Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 su previsión de aplazarlo hasta octubre de 2028, pendiente de aprobarse. Lo explicamos con detalle en VERI*FACTU y Ley Antifraude: calendario. Recuerda: este generador es una herramienta de documentos, no es un software VERI*FACTU.
Lista de comprobación rápida
- ¿Número correlativo y serie correcta (serie propia si es rectificativa)?
- ¿Fecha de expedición y, si es distinta, fecha de la operación?
- ¿Nombre o razón social, NIF y domicilio del emisor y del cliente?
- ¿Descripción, cantidad, precio unitario sin IVA y descuentos?
- ¿Tipo de IVA correcto y base imponible separada por tipos?
- ¿Mención de exención, inversión del sujeto pasivo o criterio de caja si procede?
- ¿Retención de IRPF (15 % o 7 %) si eres profesional y facturas a una empresa?
- ¿Recargo de equivalencia si vendes a un minorista en ese régimen?
- ¿Expedida dentro de plazo y archivada una copia?
Con esta lista y el generador de facturas puedes emitir facturas completas, simplificadas y rectificativas en PDF en un par de minutos.
Fuentes oficiales
Consulta la lista completa en Fuentes. Principales: RD 1619/2012 (BOE), Ley 37/1992 del IVA (BOE), RD 1007/2023 (BOE), AEAT · VERI*FACTU.
Actualizado: noviembre 2026.